Kuidas korraldada meeldejääv tiimiüritus?

1. Tiimiürituse kavandamist alusta selge eesmärgiga

Iga edukas tiimiüritus algab vastusega lihtsale, aga tähtsale küsimusele: mida me nendelt päevadelt ootame?

Kui eesmärk on hägune, siis kipuvad tulemused samuti udused olema. Kui aga fookus on paigas, võib üks päev teises keskkonnas anda rohkem tulemust kui nädal koosolekuid.

Praktikas on meid külastanud meeskonnad väga erinevate eesmärkidega. Mõned näited:

• Strateegiliste teemade arutelud, näiteks oluliste prioriteetide ülevaatamiseks, ärimudeli või väärtuspakkumise arendamiseks.

• Teenuste arenduseks ajurünnak loovust soodustavat keskkonda.

• Aastalõpuüritus meeskonna tänamiseks või aasta alguse sündmus eesmärkide seadmiseks ja tegevusplaani kokkuleppimiseks.

• Meeskonnatunde tugevdamise üritus – mõnikord tullaksegi lihtsalt koosolekute vaba päeva nautima, et taastada kontakt ja tähistada ühist pingutust.

Mõtle, kuidas tiimiürituse eesmärk osalejatele „maha müüa“

Tihtipeale teab juht selgelt, mis on väljakutse või võimalus, mida tuleb arutada, kuid sellest ei piisa – sama selgus ja tähendus peab jõudma ka ülejäänud tiimini. Inimesed ei taha lihtsalt tulla “ajurünnakule” – nad tahavad tunda, et nad aitavad lahendada midagi olulist ja et see protsess on hästi läbi mõeldud. Soovitame juhtidel ja korraldajatel esmalt vastata:

• Mis probleemi me lahendame?

• Mis juhtub, kui me seda ei tee?

• Milline võiks olla ideaalne tulemus, kui see päev on edukas?

Meie saame teil aidata sõnastada selge eesmärgi ja kujundada tervikliku päevakava (sh vabaajategevused).

2. Valige keskkond, mis inspireerib

RemoteNow Club on tiimiürituste korraldamisekss loodud inspireeriv elamusküla.

Igal ruumil on oma kehakeel. Kui astud sisse mõnda klassikalisse seminariruumi – valge sein, ritta seatud toolid, projektor – siis see ruum ütleb sulle alateadlikult: mõtle formaalselt, mõtle konservatiivselt, ära eksperimenteeri. Meie ruumid ütlevad midagi muud:

• Luba endal mõelda teisiti.

• Loovus on siin oodatud, mitte kontrollitud.

• Aga, mis oleks kui…

Meie elamusmajutuse minimajad paiknevad rabajärve kaldal – aga see ei tähenda kompromisse, sest siin on mugav voodi ja kvaliteetne uni keset vaikust ja värsket õhku.

Otse metsa all kulgeb loovusrada – loovust toetav rada, mis on loodud koostöös ajuteadlase Jaan Aruga. Rada viib läbi looduse ja teadmiste – see on justkui väike aju sügamise matk, mis aitab mõista, kuidas loovus tekib ning kuidas seda toetada.

3. Planeeri tiimiüritusele tegevused, mis toetavad eesmärki

Kui eesmärk on paigas ja keskkond inspireerib, siis järgmine samm on tegevuste valik. Hästi läbimõeldud üritus ei ole lihtsalt ajurünnak koos lõõgastusega – see on rütmistatud kogemus, kus töö ja vaba aeg toetavad teineteist.

Kujunda päev kolme faasi järgi:

1. Häälestus ja ühendus – loovusrada, kohvihommik või kerge arutelu.

2. Sisulised arutelud või otsustamine – modereeritud tööseansid, ajurünnakud.

3. Ühine loomine või tähistamine – ühiskokkamine, lõkkeõhtu, raftimatk, saun või hoopis inspireeriva pereettevõtte külastus.

Mis ajakava teile sobib? Me oleme võõrustanud meeskondi, kes alustavad päeva varahommikuse rabaekskursiooniga, et koguda värskust ning saada “pea selgeks” enne töist osa.

Seosta tegevus eesmärgiga:

Mitte kõik ei taha raba- või raftimatkale. Me pakume ka teisi elamusi:

• Muuda seminariruum privaatseks kodukinoks – meil on 4K projektor, 2 m ekraan ja Sony kodukinosüsteem.

• Ühiskokkamise töötuba või grilliõhtu – toob tiimi köögilaua ümber ja pakub võimalust koos luua midagi käegakatsutavat ja maitsvat.

• Inspireeriva pereettevõtte külastus - siin piirkonnas asuvad Eesti parim juustutootja, veinitootja ja siidritooja. Igal perel on oma lugu, mida nad heameelegaa jagavad.

4. Kaasa oma tiim juba varakult

Üks olulisemaid samme tiimiürituse planeerimisel on meeskonna varajane kaasamine - see suurendab tõenäosust, et nad tulevad algatusega kaasa.  Siin on mõned soovitused:

• Jagage eelnevalt teema ja eesmärk. Väike arutelu koosolekul või isegi üks lihtne e-kiri, kus selgitatakse, miks me kokku tuleme, loob konteksti. Aga miks mitte saata hoopis videokutse? Inimlik, vahetu ja mõjus viis panna inimesed mõtlema juba enne kohtumist.

• Paluge igaühel tuua kaasa üks mõte või küsimus. See võib olla seotud teema, väljakutse või inspiratsiooniga.

• Jagage visiooni. Kirjeldage, mida tähendab „õnnestunud päev“. Kuidas te näete, et see üritus võiks aidata tiimi või organisatsiooni edasi?

5. Tee konkreetne päevakava (ja vajadusel kaasa moderaator)

Kvaliteetne tiimiüritus ei juhtu iseenesest – see vajab läbimõeldud struktuuri. Kui päev kulgeb „vaatame, mis saab“ rütmis, kipub tulemus samuti olema hajus. Aga kui ajaraam, tegevused ja eesmärgid on selged, saavad osalejad keskenduda sisule, mitte vormile.

Hea päevakava:

• loob rütmi,

• võimaldab osalejatel keskenduda,

• aitab hoida tasakaalu töö ja vaba aja vahel,

• tagab, et tulemused ei jää "õhku rippuma".

Ära aja päevakava liiga tihedaks. Me soovitame jätta sinna ka ruumi liikumiseks, lobisemiseks ja molutamiseks – näiteks Loovusraja mõne lõigu läbimiseks või järveäärseks jalutuskäiguks – sest ajasurve tapab loovuse.

Fookus olgu siiski alati eesmärgil, mitte päevakaval. Hea juht jälgib meeskonna energiat, indu ja kaasatust – ja usaldab oma tiimi ja protsessi. Vahel viib tee tulemuseni teistmoodi kui plaanitud, aga see tee võib olla õigem. Meil on olnud juhtumeid, kus ülikuumal suvepäeval tuli ajurünnak pooleli jätta ja minna hoopis ujuma. Inimesed said värskust ja rõõmu – ning jätkasid peale värskendust arutelu palju viljakamalt.

Ahjaa, meil ei ole kohvipause – siin ei pea ootama pausini, et nautida head jooki. Nagu me alati ütleme – hea kohv on inimõigus. Kohv ja cappuccino on saadaval 24/7.

Lifehack meie klientidelt: jalutuskoosolek Zoomi ja memoga

Üks meeskond kasutas geniaalset lahendust: nad kõik läksid jalutades koosolekule, ent hoidsid omavahel ühendust Zoomi kaudu. Üks inimene jäi seminariruumi ja koostas jooksvalt memo.

Tulemus?

• Kõik liikusid – see suurendas loovust ja keskendumisvõimet.

• Ideed ja otsused said kirja – keegi ei pidanud märkmete pärast muretsema.

Millal ja miks kutsuda moderaator?

Moderaatori kaasamine on eriti soovitatav siis, kui tahad juhina ise aktiivselt aruteludes kaasa töötada ega saa samal ajal hoida kogu päeva raami. Samuti tasub kaaluda välist partnerit, kui:

• päev on väga oluline ja tulemus peab kindlasti sündima;

• osalejate hulk on suurem ja kõigi kaasatus on tähtis;

• arutelu teemaks on „leierdatud“ küsimus, millega on juba korduvalt vaeva nähtud;

• soovid kasutada uusi, tõenduspõhiseid metoodikaid.

Mida silmas pidada moderaatori valikul?

• Kohtu enne mitme teenusepakkujaga. Kirjelda neile oma väljakutset ja palu neil teha ettepanek: millist metoodikat nad kasutaksid, millise päevakava nad kavandavad, millist tulemust nad aitavad saavutada.

• Lepi kokku rollid ja piirid. Kas moderaator:

• viib läbi ainult päeva?

• teeb ka kirjaliku kokkuvõtte?

• osaleb järelkohtumistel 1 või 3 kuu pärast?

Lõppsõna

Tõeliselt hea tiimiüritus ei teki juhuslikult – see luuakse. Korraldame teie tiimiürituse täisteenusena – arutelu metoodilisest juhtimisest kuni toitlustuse, vabaajategevuste ja majutuseni.

Küsi TIIMIürituse PAKKUMINE